這是一封物業管理公司寄給業主的書信，信中以「致：各業主」作為上款，你知道中文書信的慣用格式嗎？(討論見內文)
我們中小學階段已經學過怎麼寫商務書信，從格式到用詞，從錯別字到造句，搞得我們一頭煙；到了大專大學(無奈)卻重頭再學：格式、用詞、錯別字、造句，知識技巧重複又重複，終於畢業了，寫出來的書信還是為人詬病。
要寫一封好的書信並不容易，如果你也感到吃力，讓我告訴你一個好消息：原來閱讀的時候，讀者不是每一個字都會看的，研究顯示，漢字的序順並不定一能影響讀閱，比如當你看完這句話後，才發這現裏的字全是都亂的。原來在閱讀的過程裏，大腦會自動尋找信息的關鍵詞，然後組織並理解概念。這意味着：只要整體脈絡清晰，即使中間有小瑕疵，別人也能輕鬆掌握信息內容。
這一次我們就以「看得輕鬆看得懂」作為目標；介紹三個商務書信寫作的重要原則：第一，標題要用對的關鍵詞，把寫作的目的說出來；第二，首段要呼應標題，啟迪下文。第三，如果寫信人期望讀者有後續動作，為方便對方，應考慮以點列形式，一次過交待細節，讓別人一目了然。這三個原則的具體內容，詳列如下：
第一，標題要用對的關鍵詞。我們要先明白眼睛對甚麼敏感——首先是顏色，也許因為這個原因，許多推銷信都是彩色的，彩色可以令讀者看得愉悅，那樣可以有助接收信息。第二是文字的位置，置中的標題是最吸睛的，寫得好可以減低讀者的閱讀壓力，同樣有助傳意，那是需要下工夫的地方。
附圖是一封物業管理公司寄給業主的信，它的標題很長，主要內容集中在第二行：「業主委員會代表選舉」。這是否對的關鍵詞？主要取決於此信的寫作目的是什麼，是通知還是呼籲？標題的動詞要清楚一點。這個例子我建議加入「邀請出席(會議)」或帶有相關意思的動詞，讓讀者明白這是一封邀請信。
第二個原則是關於首段的寫作方法，從傳意的角度看，我們一般會在首段和標題使用相同的關鍵詞，但我們的例子所使用的標題實在太長，建議只選擇重要的詞語重複就可以了，否則會使人看得很累。另外，首段「一逗到底」——整個段落只有結束時才使用句號，其餘全以逗號間隔，句子這麼長，宜重新編排，方便讀者閱讀。
最後，這封信是有後續動作的(出席會議)，有關的細節如會議名稱、目的、提名日期、舉行日期、地點和時間等不妨以點列的形式展示出來，讓人一眼看到有關資料，清清楚楚。
商務書信要寫得好，首先要對方看得明白，偏偏，書信是作者與讀者的單向溝通，作者不能親自解釋，只能透過平面的文字表達意思，所以所列的信息必須清清楚楚。希望以上的討論可以讓大家好好地了解三個重要的寫作原則，準確傳意。
|
回應圖片問題：商務書信上款一般是姓氏加上職銜，後再加上知照語，如：「陳院長鈞鑒」；現代書信一般在姓氏前面加上修飾語，如：「尊敬的陳院長」。不管讀者選擇哪一種，前面都不要加上「致」。
|