你有否覺得，時間好像永遠都不夠用？
這段日子大家的生活出現了許多變化，不單是衛生意識提高了，連工作模式也有不同。雖然留在家的時間長了，但是要做的事情太多，時間卻太少，結果忙了一整天也不知道在忙什麼，還是有一大堆事項未完成，相信很多人也有這樣的經歷吧。
平心而論，當面對有限的資源如時間和金錢，我們總是顯得貪得無厭，即使一天有四十八小時我們也會覺得不夠。我認為，問題不在於數量(quantity)，而是質量(quality)；我們缺的不是時間，而是規劃。
我想為大家介紹一套時間管理(time management)的方法：艾森豪法則(The Eisenhower Matrix)，又稱十字法則。簡單來說，這套法則的精髓就是把待辦的事情進行等級劃分，區分成「緩、急、輕、重」，並配以相對應的處理方式。我在大學時期認識這套理論並應用至今，很樂意分享我的心得，幫助大家以科學的方法去好好規劃時間。
這套法則的操作很簡單：
1. 先畫一個十字，以「緊急性」(urgency) 和「重要性」(importance) 為座標，組成以下四個類別，每個類別的事情有着不同的處理方式。
• 重要且緊急：這類事情很重要而且有逼切期限，建議優先處理掉
• 重要不緊急：這類事情很重要但可以暫緩；這類別最值得我們關注，必須要把大部分時間和精力重點分配到這裡
• 緊急不重要：這類屬於日常生活中的瑣碎事情，可以考慮把工作委派(delegate)給他人或用一天內的剩餘時間去處理
• 不緊急不重要：這類主要是休閒的活動，用來消磨時間的，沒有什麼大意義但你又樂在其中，可以安排零碎時間去執行
2. 把一週內要處理的事項列出，並一一分配到這四個不同的類別，然後按規定執行。
重要的事情通常與我們的理想和長遠目標有密切關係，它們的推進能提升我們的價值，所以是我們時間的投放重點。但可能你會覺得奇怪，我們不是應該專注於第一類「重要且緊急」的任務上嗎？為什麼反而把心神放在第二類「重要不緊急」的事情呢？很多時候，重要的事情之所以變得緊急，是因為我們當初沒有規劃好，把這些事情延誤了而變得急切，最後令我們手忙腳亂、無法負荷；我們要跳出這個惡性循環，就必須調整我們的思想，分配時間到「重要不緊急」的事情上。
亦有人問，第四類事情既不緊急又不重要，為什麼不乾脆摒棄呢？因為這些事情往往能為我們忙碌的一天減減壓、加加油，讓我們有精力繼續往前衝。所以我不建議把它們全部砍掉，只要有節制地進行便可。
時間管理的方法有很多，十字法則只是其中一個，但我覺得它簡單易行，而且給了我們反思自省的機會。我們要學會放下，把心力貫注在真正重要的地方，才能走得更遠。
李家慧 (Karen Lee)
英國劍橋大學自然科學系碩士｜Prince Philip Scholar | Effie Marshall Prize Winner
任何有趣交流 [email protected]