2022-05-18 09:29:39

想做好職場KPI，就要從SMART講起

自從特首當選人公開提及KPI，社區和職場都紛紛留意這指標，究竟這是倒果為因的硬指標？還是循循善誘的軟指引？

【Key Performance Index 關鍵表現指數】

KPI的全名和中文釋名如上面標題，簡單來說，就是把大目標，分拆成為小項目；然後再透過小項目當中的進度管理，去評估實際情況跟原定計劃的偏離(差) 。由於這只是一個管理概念，可應用於不同的課題；今期，我只集中「時間」一個環節，以便簡明交待。

例如：有一個項目涉及10個程序，由A至J。每個程序各需1週完成，若項目A和B如期做好，但C卻由1週超時到2週才能完成。明顯地，整體項目所需的期限就由10週順延至11週(假設D至J都能守時)。這樣，10%的進度落後就被反映出來。

當然，若多出來的1週若無重要影響，大家可安然接受現實；但若限期不可延，指數反映出來後，又能怎麼辦呢？

又例如：程序D和E都涉及外判工序，原定各要1隊人手用1週完成，現在為了追趕落後進度，可嘗試跟外判商要求雙倍人手，好讓D和E各自只需半週就能完工……這樣，兩個程序省下來的時間合共1週，最終，J仍能於原定限期完工。

時間雖然趕得上，但請大家不要忘記D和E涉及的兩倍人手；很多時，成本可能不一樣，表面看似跟原初一樣的結果，成本增加 (cost impact) 就是當時程序C招致的禍！

剛才只是對KPI很片面的解說，但大家可留意到：在問題之初(C的延誤) ，透過KPI，就有提供一些訊號給管理層，除了可協助掌管大方向外，後工序涉及的人手、物資……應該何時到位？延遲後的不同持份者是否仍然有檔期參與？當中有否一些牌照、或特別的權限要申領……大家能感受到當中：「牽一髮動全身」的場面嗎？

倘若大家有接觸管理學相關課程或書籍，相信都聽過SMART這方法。通常，用SMART去制訂「目標」，就是要擺脫含糊的「夢想」。例如筆者曾協助一位少女去訂下擇偶條件，她說：「我想要找一位待我好的男孩」。請問大家明白？能協助她？介紹相應的人選給她嗎？

經過一段討論，她竟然能修正出：「我想在3年內，找到一位願意每天煮一餐給我的男朋友；然後拍2年拖；第5年結婚；當時我剛好30歲，然後31歲做母親……」這就是「目標」可行性何解遠勝於「夢想」之謎底。

剛才所述的KPI，原來跟SMART有不可分割的關係。且讓筆者先交待一下SMART的仔細零件……然後再把兩者連繫上。

以上述少女的例子，能煮和願意結婚的男孩就是目標。夠針對嗎？

於3年內遇上、每天願意(懂得)煮1餐、拍2年拖就結婚、再1年就有孩子……全部都配上可數算的數字，十分清楚！

剛才的例子，以兩個人，由邂逅、拍拖鞏固感情、籌備結婚、婚後才誕下孩子……全部都合情合理，不算太艱巨！當然，天意往往都會弄人；但至少，這個夢「實而不華」。

據我猜想：少女起初想有一位待她好的男孩之時，她只想「被寵」、「有人陪伴」；但自從「每天1餐」、「2年結婚」的訊號出現後，大家可留意到前後兩者的「相關性」嗎？筆者認為，不但「相關」，而且還很深化，推進了很多！

這個案厲害之處 (筆者親身遇過比這例子更SMART的經歷不太多) ，就是3年、2年和1年的時限，再加上她精心計算到自己的人生歷程：31歲做媽媽還不算遲哩！

倘若在項目之初，不能像少女個案，訂出仔細的時間框架(路線圖, roadmap)，試問後來的里程碑 (milestone)，又豈能對照呢？

據筆者的經驗，SMART的確能令人喜悅的！這是由於「發夢」(起願) 。但KPI是惹人心煩的，這卻是由於催迫進度，反映實況偏差！但公平一點，SMART跟KPI是一對雙生胎，不能只得其一！

筆者祝願大家：無論在私人事務或職場中，都能好好實踐SMART的KPI。