我不是一個很喜歡開會的人,過去年少氣盛的時候,試過和客戶開馬拉松會議,感到浪費時間,開會途中悄悄地溜走了,到客戶猛然發現不見了我的時候,我的同事才跟他們說我應該不會回來。現在年紀大了,雖然仍會在會議中途離開,但總會找個藉口,打聲招呼才禮貌地離開。
現在在我能夠控制的情況下,都盡量減少開會,但由於集團內公司眾多,而且也身負不少公職,花在開會的時間還是不少。我不用同事經常向我匯報,現在每家公司的負責人,每個月只跟我開一次例會,通常只是30至60分鐘便開完,免得浪費同事時間。
本來我想把這個每月例會也取消,但由於我平時已經很放手,如果連每個月見一次面的機會也沒有的話,似乎有點那個。而且我不用同事巨細無遺地匯報,只是簡單敘述業務概況,通常不用30分鐘便說完,如果同事有時間和興致,才留下多「吹水」一會。
要有效開會,我認為首先不要太多人,最好只是4至6人,人太多便很難作出有益和有建設性的討論,不是你一言我一語,多無謂爭拗,便是現場有太多觀眾,難以營造投入氣氛。如果需要現場觀眾的話,不如做一場演說好了,根本用不着開會。如果涉及的人數真的很多,我寧願作小組協調,然後集體總結,才能作出有效的決策。
另外開會最好限定時間,並以不超過一小時為限,會議太長我自己的集中力也有問題,很難保證作出負責任的決定。