WhatsApp故障失靈的Plan B
昨午，大家都經歷短暫的WhatsApp全球故障，是次失靈2小時當中，您的工作被影響多少？職場的您可有後備方案(Plan B)？
由於筆者不是IT界別，今期只引用一位友人昨天的個案作分享，藉此也想跟各位讀者一同反思。
【個案涉及團隊的背景】
筆者友人從事教育，有好一些入校補習支援項目。疫情前是在學校內，(1)導師以面授的形式進行。疫情後，情況大概分為兩種：(2)導師到校，在校以網課(zoom)形式跟在家的學生溝通；(3) 導師在外，仍然以網課形式跟進學生。
3種形式中，導師能否跟學生有相同的效果？當然面授一定相比網課為佳。另一方面，原來導師之間，在當值期間，也涉及某程度的溝通，例如：教學上的技術支援、教材上的共享……等。在這話題上，(3)組合的團隊，就完全被孤懸了。
以下三宗個案，就是發生在昨午的(3)團隊，每隊都大概涉及10人。
【WhatsApp團隊】
1位組長負責協調，8位導師各自在校外，按時登入zoom，開始執行補習工作。大伙兒開設了一個Whatsapp群組，每當有特別情況，導師都會在當中發訊息，由於組長本身不需執教，所以回應通常都來自組長。但教材也可能流通在團隊中，因此其他導師也會抽空回應，提供資訊，而組長就專注協調和推送……很完美的構思吧！
昨午Whatsapp故障失靈的期間，就正正是這類補習項目的繁忙時間。由於上述團隊一直只依賴著Whatsapp，昨天險些反應不來！幸好組長首先以電話把情況向學校職員匯報，然後再以手機跟每位導師關照一趟。感恩的是團隊只有9人(1組長+8導師) ，組長打一趟電話可能只花15分鐘。若團隊規模更大的個案，逐位致電是否仍然有效？
【雲端共享團隊】
有著相約的人手架構，另一個團隊除了WhatsApp 群組，他們在雲端設立了一個共享檔案，平時，他們習慣以流水形式，把觀察、提問、回應……都輸入在這個檔案上。
不知您有否使用共享文件的經驗？在畫面上，每次輸入的資訊都能同步更新，情況就好像很多人在同一份文件上打字一樣。
昨午，當WhatsApp系統故障開始時，他們仍然在文件上緊密溝通中，只是話題有點偏離，例如：「喂！我的WhatsApp好像壞了……我唔知係咪無交台費，被電訊公司終止了網絡……唉！我的手機跌得多，現在接收功能斷斷續續……」
直至組長確認了WhatsApp有故障後，眾人反而鬆了一口氣，馬上專注自己的網課，有需要的話，就繼續以共享文件作溝通平台。
【的士台團隊】
第三個團隊的組成有些特別，有著相約的1+8規模，但導師是較成熟的，她們都不擅長打中文，所以除了WhatsApp群組外，她們也安裝了的士司機最喜愛的通話軟件 (界面上有個大圓圈，要發言時就用手指按著圓圈，完成就鬆開手指) 。
昨午當WhatsApp失靈時，這個團隊就彷彿變成各自在路上行駛中的的士團隊，一面跟學生Zoom的同時，有需要就按大圓圈……工作基本上不受影響。
【筆者感想】
後備方案 (Backup Plan 或一般稱為 Plan B) 是管理學的慣用觀念，大家都不會陌生，問題在於，大家都會有慣性、有依賴、可免則免，戀棧於安舒區 (comfort zone) 。這是無可厚非！
但是生活在香港，節奏之快，工作的繁重，分秒必爭！若大家未能居安思危，多預備幾手後備方案，當意外發生時，就未能處之泰然。
上述「雲端共享」和「的士台」團隊的處之泰然，相信大家都感受到！但筆者也想伺機讚賞一下「WhatsApp團隊」的組長，他臨危不亂，在有限的途徑，首先跟學校職員報了案，這點另外的兩個團隊是疏忽了的。
日後，倘若仍要依靠打電話方法作廣播，還有一招的：A先致電B和C，交待事情後也吩咐B和C分別知會D/E 和 F/G……這樣每位成員都只需兼顧打兩次電話。額外的工作量得以平均化，對整個團隊來說，相信震蕩較輕微，結果較平安！
今次感謝友人容許我借他的職場個案來分享！周朗認為，具體的軟件和方式多的是，最重要是大家學懂後備方案。若您有特別的職場個案想分享，可隨時跟我接觸：[email protected]